仕事の引き継ぎができないと嘆く前に！

今週も振り返ってみると

 

いろいろな方と

お会いしてきました。

 

 

 

立場として、

 

経営者もいれば、

社員の方もいます。

 

 

 

私は仕事柄、

いろいろな会社の

 

人事に関係するところに

関与しています。

 

 

 

そんな中、

どの中小企業にも、

 

ほぼ共通して見られる

 

人事の問題・課題

というのがあります。

 

 

 

それは、

「仕事が個人についてしまった結果、

 

仕事がブラックボックス化して
その仕事を他人が引き継げない」

 

という問題です。

 

 

 

 

これは、

創業間もない会社だけに関わらず、

 

ある程度社歴のある会社にも

多く見られる現象です。

 

 

 

誰が、何をするかが

 

明確になっていること自体は、

悪いことではないが、

 

 

その人がいないと

仕事がまわらないとか、

 

その人がいないと

対応できないとかは、

 

会社としての

リスクでしかありません。

 

 

経営者はもともと、

 

考えたり、

やらないといけないことが

たくさんあるため、

 

仕事を自らやってくれる人がいると、

「心強い」とさえ思うもの。

 

 

しかし逆を言えば、

それは

 

「その人がいないと、

その仕事自体、

他にわかる人がいない」

状態ということであり、

 

会社としては非常にまずい事態に

陥っているのです。

 

 

 

こうした状態を
そのまま放置した結果、

 

社員が退職する時になって、

 

業務を引き継ぐ

代わりの人材が見つからず、

 

 

うやむやな状態で、

誰かに引き継いだり、

 

退職する人が

古参の社員であれば、

嘱託などになってもらい、

 

そのまま再雇用しているという
パターンを見かけます。

 

 

 

しかしそれでは結局、

 

問題を先送り

しているに過ぎません。

 

 

 

こうした状況を

打開するには、

 

仕事を平準化

することが大切です。

 

 

 

つまり、

仕事を誰かに

集中させるのではなく、

 

分散させることです。

 

 

 

そもそも、

退職する社員が

長い年月を経て培ってきた

 

「あうんの呼吸」

での仕事を

 

誰かに引き継がせようなど、

土台ムリな話です。

 

 

 

ですが、

退職する社員の業務の中にも、

 

必ず一般的な業務が

含まれているもの。

 

 

まずは、そうした

判断の不要な作業的な仕事など

 

一般的な業務から

 

誰かに引き継がせるようにします。

 

 

 

続いて、

退職する社員が

 

ある程度の期間を経て

経験でやってきた仕事を、

 

既存の社員の中でも、

 

なるべくその仕事が

わかりそうな人に

引き継がせます。

 

 

 

ポイントは、

退職する社員の仕事を

 

数名に分けて

引き継がせること。

 

 

 

退職する社員の仕事を

そのまま誰かに

 

すべての仕事を

引き継がせようとすることは、

 

元の木阿弥になるだけ。

 

 

 

中には、

「今まで、引き継ぎが

できなかったのに、

 

急に引き継ぎできるようになる
ものなのだろうか？」

 

と思う人もいるかもしれません。

 

 

 

もし、社内だけで

この問題を

解決できそうもない場合は、

 

第三者（外部の専門家）

に入ってもらう方

がいいかもしれません。

 

 

 

 

第三者（外部の専門家）

のように中立的な立場だったり、

 

忖度のような空気を

払拭できるような人に

 

関与してもらうことで、

 

遅々と進まなかったことが

スムーズに

進むようになったりします。

 

 

 

また、その他、

 

新人を退職する社員の

アシスタントとして付けて、

 

その人の仕事をマニュアル化する

というのも良い方法です。

 

 

こうした引き継ぎは、

いきなりは

できないものですから、

 

早めに、少しずつ手を

付けていくことが重要です。

 

 

いざそうなった時に、

慌てることのないように

したいものですね。

 

 

 

 

 

 

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